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Planning EventsAgence événementielle
Parler de mon événement

Agence événementielle · Kinshasa

Recevez vos invités comme vous l'aviez imaginé.

Planning Events conçoit vos invitations digitales, les envoie sur WhatsApp, place chaque invité à sa table et tient l'accueil le jour J. Vous suivez tout, en direct, depuis votre espace organisateur.

Parler de mon événement Suivre le parcours d'un événement
L'espace organisateur Planning Events — vue d'ensemble d'un mariage (données de démonstration).

Deux cents prénoms, vingt tables, une seule soirée pour que tout tombe juste.

Un tableur ne dit pas qui a vraiment reçu son invitation. Un groupe WhatsApp ne dit pas qui vient. Et à l'entrée, personne ne sait où asseoir l'invité arrivé sans son carton.

Nous avons bâti notre méthode — et notre propre outil — pour que ces questions aient une réponse bien avant le jour J. Voici comment se déroule un événement confié à Planning Events.

Le parcours

De la première invitation au dernier mot du livre d'or.

  1. J-60 — L'invitation

    Une invitation à son nom, envoyée là où il la lira : WhatsApp.

    Nous concevons le modèle d'invitation de votre événement. Chaque invité reçoit ensuite un lien personnel, avec son nom, sa table et son QR code. Vous savez qui l'a reçue, qui a répondu et qui relancer.

    • Un lien et un QR code uniques par invité
    • Envoi et relance sur WhatsApp, en un geste
    • Confirmation ou désistement depuis l'invitation
    Espace organisateur — Invitations : statut, réponse et envoi de chaque invité (données de démonstration).

  2. J-30 — Le plan de table

    Chaque invité a une place. Chaque table, un compte juste.

    Vous créez les tables, fixez leur capacité et regardez la salle se remplir à mesure que les réponses arrivent. Une table complète se signale d'elle-même ; une place libre aussi.

    • Capacité et occupation de chaque table
    • Liste des invités table par table
    • Plan exporté en PDF pour la salle
    Espace organisateur — Plan de table : remplissage table par table (données de démonstration).

  3. J-7 — Le traiteur

    Un bar dimensionné sur des réponses, pas sur des suppositions.

    En répondant à l'invitation, vos invités indiquent leurs boissons. Vous obtenez la répartition avec et sans alcool, boisson par boisson, et une liste claire à remettre au traiteur.

    • Carte des boissons propre à votre événement
    • Répartition avec et sans alcool
    • Détail par invité et par table
    Espace organisateur — Choix boissons : préférences collectées via l'invitation (données de démonstration).

Jour J

L'accueil

À l'entrée, un scan. Pas une file d'attente.

Nos agents d'accueil scannent le QR code de chaque invitation. Le nom, la table et le nombre de places s'affichent aussitôt ; une invitation déjà utilisée ou annulée est signalée. Pendant ce temps, vous voyez la salle se remplir depuis votre téléphone.

  • Un QR code personnel, impossible à réutiliser
  • L'invité est orienté vers sa table dès l'entrée
  • Les arrivées comptées en direct
Illustration d'une invitation personnelle et, dessous, la jauge de présence de l'espace organisateur pendant l'accueil.

Le souvenir

La fête se termine. Les mots restent.

Les messages laissés par vos invités au moment de répondre sont réunis dans un livre d'or. Vous le relisez quand vous voulez, vous l'imprimez, vous le gardez en PDF.

Espace organisateur — Livre d'or : les messages des invités, prêts à imprimer (données de démonstration).

Prestations

Ce que nous prenons en charge.

Vous choisissez ce que vous nous confiez : l'invitation seule, ou l'ensemble du parcours invité jusqu'à l'accueil.

  • Mariages
  • Anniversaires
  • Conférences
  • Cérémonies sur invitation

  1. Invitations digitales sur mesure

    Un modèle créé pour votre événement, puis personnalisé pour chaque invité : nom, table, QR code.

  2. Suivi des invités et des réponses

    Envois, confirmations, désistements et relances réunis sur une seule liste, toujours à jour.

  3. Plan de table

    Des tables à la bonne capacité, des places attribuées, et un plan à transmettre à la salle.

  4. Accueil et contrôle d'accès par QR code

    À l'entrée, nos agents scannent chaque invitation et orientent l'invité vers sa table.

  5. Préférences boissons

    Les choix de vos invités, consolidés pour commander juste et servir sans attente.

  6. Livre d'or

    Les messages de vos invités, réunis dans un recueil à relire, imprimer et conserver.

Espace organisateur

Nous orchestrons. Vous gardez la main.

Chaque client dispose de son espace organisateur. Il est pensé d'abord pour le téléphone : les invitations, les tables, le livre d'or et les choix de boissons sont à portée de pouce, et la vue d'ensemble vous dit en un regard où en est votre événement.

Invités confirmés
Qui vient, qui hésite, qui a décliné.
Places à table
Ce qui est attribué, ce qui reste libre.
Présence
Les arrivées scannées le jour J.
Déjà client ? Accéder à mon espace
La vue d'ensemble sur mobile (données de démonstration).

Questions fréquentes

Ce que l'on nous demande avant de se lancer.

Mes invités doivent-ils installer une application ?

Non. L'invitation s'ouvre dans le navigateur du téléphone, depuis le lien personnel reçu sur WhatsApp. L'invité y retrouve les informations de l'événement et son QR code d'accès.

Comment les invités confirment-ils leur présence ?

Directement depuis leur invitation. Selon ce que vous choisissez pour votre événement, ils peuvent confirmer, se désister, indiquer leurs boissons et laisser un message pour le livre d'or. Chaque réponse apparaît aussitôt dans votre espace organisateur.

Comment se passe le contrôle à l'entrée le jour J ?

Nos agents d'accueil scannent le QR code de chaque invitation. Le nom de l'invité, sa table et son nombre de places s'affichent immédiatement, et une invitation déjà utilisée ou annulée est signalée.

Puis-je suivre moi-même l'avancement de mon événement ?

Oui. Vous disposez d'un espace organisateur, pensé pour le téléphone, avec le nombre d'invités confirmés, le remplissage des tables, les choix de boissons et les arrivées le jour J.

Quels événements accompagnez-vous ?

Les mariages, les anniversaires, les conférences et, plus largement, tout événement sur invitation où chaque invité doit être attendu et placé.

Puis-je récupérer mes listes pour la salle et le traiteur ?

Oui. La liste des invités, le plan de table, les choix de boissons et le livre d'or s'exportent en PDF depuis votre espace organisateur.

Parlons de votre événement.

Donnez-nous la date, le lieu et le nombre d'invités. Nous vous montrons à quoi ressemblera votre invitation et comment se déroulera l'accueil.

Écrire sur WhatsApp contact@planningevents-rdc.com

Nous trouver

Au cœur de la Gombe, sur rendez-vous.

Adresse
Nouvelles Galeries Présidentielles7ᵉ niveau, local BGombe, Kinshasa
Itinéraire
Horaires
Du lundi au vendredi, de 9 h à 16 hNous recevons sur rendez-vous.

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La carte est fournie par Google Maps.